Introducción
Iniciamos el período lectivo, y en las instituciones educativas es clave para la gestión escolar, trabajar con reuniones.
Sin embargo, en una sociedad donde predomina la escasa atención y concentración y se apela a la tiranía de Cronos, es fundamental, ser hábiles en la organización, e implementación de reuniones efectivas.
¿Por qué son efectivas? porque tanto el que la organiza como los que participan, sienten que fue un espacio y tiempo constructivo, de interacción, de respeto de tiempos y compromiso hacia el logro de objetivos determinados.
Por ende, las reuniones son una herramienta clave para la gestión, tanto de la organización, de los equipos de trabajo y de las personas.
Por lo cual primero hay que tener en cuenta que existen diferentes tipos de reuniones y que cada una responde a una intención, a saber:
- Planificación y evaluación: son reuniones que requieren más tiempo ya que se realizan para analizar, reflexionar resultados de planes estratégicos, o de desempeño.
- Control de gestión: Las realizamos cuando tenemos la intención de monitorear la implementación y marcha de planes, programas, actividades tanto semanales, mensuales o diarias.
- Información: Como su nombre lo indica, son reuniones que se organizan para dar a conocer una información específica, anunciar medidas, cambios, plan, proyecto etc.
- Participación o negociación: Son reuniones para fijar, modificar, negociar, cargas de trabajo, responsabilidades, plazos, llegar acuerdos y tomar decisiones.
- Consultiva: reuniones para analizar y diagnosticar problemas, situaciones, para luego analizar opciones remediales.
Etapas de una Reunión
Debemos tener en cuenta que básicamente distinguimos tres momentos organizativos de la reunión; un antes, un durante y un después.
Quien tiene a cargo la conducción de la reunión, tendrá que hacer todo lo necesario para que se cumplan las indicaciones de cada etapa, a los fines de fines de gestionar reuniones efectivas.
A) ANTES DE LA REUNIÓN
En esta etapa se sugiere tener en cuenta:
- Si es necesario efectuar una reunión: una desilusión o una mala predisposición de los participantes, es cuando asisten a una reunión, que no tenía sentido, pudiendo haberse resuelto por otro canal comunicativo más rápido y adecuado y de forma individual.
- Seleccionar el tipo de reunión: para ello te será útil tener en cuenta la clasificación o tipos de reuniones, según los objetivos o intención del organizador.
- Preparar la reunión: es tener en cuenta el tiempo, destinatarios, propósitos, recursos materiales, físicos, comunicación.
B) DURANTE LA REUNIÓN
Para tener en cuenta cómo se desarrollará la reunión, hay que pensarla en término de tres momentos fundamentales: un inicio, desarrollo y un cierre.
- Inicio: es fundamental instalar la cultura de la puntualidad y compromiso de asistencia y participación. Presentar la agenda con los objetivos y resultados que se espera conseguir.
- Desarrollo: Tener en cuenta el trabajar con Registro de Actas, para ello designar una persona a cargo. Asimismo, es esencial el fomentar la participación dentro de un clima de respeto, franco y abierto; que la palabra circule evitando la monopolización de los discursos. Y recordar focalizarse en los objetivos de la reunión, manejar los contenidos, y definir los acuerdos y compromisos.
C) CIERRE DE LA REUNIÓN
En esta etapa, se puede solicitar que algún participante, lea el resumen de los acuerdos, los pasos a seguir posteriormente, las conclusiones arribadas. Y en el caso que amerite, se puede incluir una fecha tentativa de próxima reunión.
Asimismo, es muy importante, tener en cuenta el estado emocional, el clima que se generó del encuentro de personas. Para ello es útil preguntar a los participantes cómo se sintieron durante la reunión, realizar un feedback de la participación y producciones de las personas o de los equipos, entregar reconocimientos por los avances, también son motivaciones importantes para las personas.
Esperando que esta guía te sea de utilidad, en el próximo artículo detallaremos, cada una de las etapas, con algunos tips y herramientas informáticas útiles.
