Priorizar es saber decir NO: gestión de tu backlog
Cómo evitar el caos y centrarte en lo que realmente importa en tu colegio.
Decir NO es decir Sí a lo importante
En la vida de un equipo directivo y un claustro, el tiempo siempre parece escaso y las tareas, infinitas. La gestión del backlog entendido como esa lista de tareas pendientes que crece sin control, se convierte a menudo en un enemigo en lugar de una herramienta útil. Pero ¿y si el secreto para un backlog eficaz residiera en una palabra tan sencilla como poderosa? El NO.
Decir NO, no significa ignorar responsabilidades, sino priorizar aquello que realmente tiene impacto. En este artículo exploraremos cómo gestionar un backlog en el contexto educativo y aprender a decir NO a lo que no aporta valor.
El backlog: ¿herramienta o fuente de estrés?
Un backlog bien gestionado actúa como un mapa: te guía hacia tus objetivos de manera clara y organizada. Sin embargo, cuando el backlog se convierte en un cajón desastre de tareas administrativas, ideas sin desarrollar y proyectos heredados, se transforma en una fuente de estrés y desmotivación.
En educación, esto puede ser especialmente problemático. El tiempo que los docentes y equipos dedican a tareas secundarias es tiempo que no están invirtiendo en lo esencial: el aprendizaje de los estudiantes. ¿Qué paso de aquella escuela que nos dedicábamos solo a educar?
¿Qué hace que un backlog esté mal gestionado?
Antes de aprender a priorizar, es importante identificar los errores comunes que convierten un backlog en un caos:
- Tareas administrativas sin propósito claro: pedir informes redundantes o actualizaciones constantes que no generan información útil. Esto puede causar mucha tensión entre equipos.
- Proyectos sin responsables ni fechas: las tareas genéricas, como “mejorar la convivencia”, quedan en el aire cuando no hay un plan concreto.
- Sobrecarga de tareas simultáneas: intentar implementar varias iniciativas al mismo tiempo dispersa esfuerzos y diluye el impacto. Atento a la lista de tareas, en este tema un mural Kanban nos ayudaría.
- Herencia de tareas obsoletas: seguir dedicando recursos a proyectos que ya no son relevantes ni útiles, pero “como siempre se ha hecho”.
- Falta de revisión del backlog: mantener tareas acumuladas durante meses sin cuestionar su relevancia actual.
Estos errores no solo saturan el sistema, sino que también generan frustración entre el equipo docente y por tanto en el equipo directivo.
La clave está en saber decir NO
El NO, no es un rechazo, es una estrategia. Saber qué descartar y qué priorizar puede marcar la diferencia entre un equipo educativo desbordado y uno eficaz. Te propongo lo siguiente:
1. Evalúa el impacto de cada tarea
Pregúntate:
- ¿Esta tarea tiene un impacto directo en el aprendizaje o en la calidad educativa?
- ¿Es algo que realmente necesita hacerse ahora o puede esperar?
Si la respuesta a ambas preguntas es “no”, entonces la tarea debe eliminarse o posponerse.
¡Se valiente!
2. Asigna responsables y tiempos claros
Una tarea sin un responsable definido no tiene dueño, y por tanto, es probable que nunca se lleve a cabo. Asegúrate de que cada tarea en el backlog tenga un encargado y un plazo.
3. Aplica la regla del 80/20, Ley de Pareto a tope!!!!!
Identifica el 20% de las tareas que generan el 80% del valor. Priorizando esas tareas, optimizas el esfuerzo del equipo y maximizas los resultados.
4. Crea un límite para el Work in Progress (WIP)
No permitas que el equipo trabaje en más de 2 o 3 tareas a la vez. Esto evita la dispersión de esfuerzos y permite avanzar con mayor enfoque y disminuye notablemente todos los errores anteriores.
5. Revisa el backlog regularmente
Lo que ayer era prioritario puede no serlo hoy. Dedica tiempo semanal o quincenalmente a revisar el backlog, eliminando lo que ya no aporta valor.
Ejemplos prácticos: cuándo decir NO
🚫 Caso 1: Tareas administrativas innecesarias
📌 El problema: se solicita a los docentes que completen un informe semanal sobre el uso de recursos tecnológicos, pero nadie consulta los datos recopilados.
🎯 El NO estratégico: eliminar el informe y reemplazarlo por un sistema automatizado que solo genere alertas si hay problemas técnicos.
🚫 Caso 2: Proyectos sin propósito claro
📌 El problema: “Fomentar la lectura en el colegio” aparece en el backlog, pero no hay responsables, acciones concretas ni plazos.
🎯 El NO estratégico: reformular el proyecto como un conjunto de acciones específicas: organizar un club de lectura o una feria del libro, asignando responsables y fechas concretas.
🚫 Caso 3: Sobrecarga de tareas simultáneas
📌 El problema: se pide al equipo implementar una nueva metodología, diseñar actividades para el Día del Medio Ambiente y redactar un nuevo plan de evaluación… todo al mismo tiempo.
🎯 El NO estratégico: priorizas la metodología como proyecto principal del trimestre y pospones el resto.
🚫 Caso 4: Proyectos obsoletos
📌 El problema: el colegio sigue participando en un programa de intercambio con otros centros que ya no despierta interés entre los estudiantes ni aporta valor.
🎯 El NO estratégico: abandonar el programa y redirigir los recursos hacia actividades más relevantes.
El resultado de saber decir NO
Adoptar un enfoque estratégico en la gestión del backlog tiene beneficios claros en tu colegio:
- Mayor claridad: tus equipos saben exactamente qué hacer y por qué es importante.
- Menos estrés: al reducir la cantidad de tareas simultáneas, el equipo trabaja con mayor tranquilidad.
- Resultados visibles: al enfocarte en lo que realmente importa, los esfuerzos del equipo generan un impacto significativo.
Decir NO es decir SÍ a lo importante
Así que la próxima vez que te enfrentes a un backlog interminable, recuerda: el NO también es una herramienta poderosa para liderar con eficacia.
